مثال: الحساب استنادا إلى المتوسط المتحرك في هذا المثال، يتضمن أفق متوسط الطلب سبع فترات للتخطيط وتشمل فترة حساب المتوسط ثلاث فترات تخطيط. لتحديد هذه البيانات، قمت بإدخال عدد الساعات التالية في إعدادات شاشة سمي: عدد ساعات أفق الطلب المتوسط (عدد فترات التخطيط في أفق الطلب المتوسط) (مدة فترة التخطيط في الأيام ) عدد ساعات فترة الحساب (عدد فترات التخطيط في فترة المتوسط) (مدة فترة التخطيط بالأيام) يستخدم ساب سابك نيتورك كولابوراتيون (ساب شنك) هذه البيانات لحساب متوسط الطلب على فترات التخطيط السبع الأولى في شبكة التخطيط. وبما أن فترة حساب المتوسط تتألف من ثلاث فترات تخطيط، فإن ساب شنك يقسم أفق متوسط الطلب إلى شرائح زمنية بحد أقصى ثلاث فترات تخطيط. وبما أن عدد فترات التخطيط في فترة المتوسط أقل من عدد فترات التخطيط في أفق متوسط الطلب، فإن ساب شنك تحسب ثلاث مجموعات طلب كخطوات مؤقتة نحو متوسط الطلب النهائي. في الجدول التالي، يحتوي الصف الثاني على المطالب الفعلية. الصفوف الثلاثة التالية تحتوي على المطالب من مجموعات الطلب الثلاثة، في حين يحتوي الصف الأخير على متوسط المطالب النهائية. ولحساب متوسط الطلب النهائي لفترات التخطيط في أفق متوسط الطلب، يتم تحويل ساب شنك على النحو التالي: يحسب ساب شنك مجموعة الطلب الأولى من المطالب الفعلية (انظر الصف الثاني في الجدول): تقوم ساب شنك بتقسيم متوسط الطلب أفق سبع فترات تخطيط في القطاعات الزمنية التالية: يحتوي الجزء الأول على فترة التخطيط 1. تحتوي الشريحتان الثانية والثالثة على ثلاث فترات تخطيط كل من فترات التخطيط 2 و 3 و 4 أو 5 و 6 و 7 على التوالي. ساب شنك متوسط الطلب في قطاعات الوقت من أفق متوسط الطلب. وبما أن الجزء الأول من الوقت يحتوي فقط على فترة تخطيط واحدة، فلا حاجة إلى حساب متوسط في هذه الحالة. والطلب على فترة التخطيط الأولى هو 9. ولحساب متوسط الطلب في فترات التخطيط للجزء الثاني من الزمن، يضيف ساب شنك القيمة الفعلية مطالب ويقسم مجموع عدد من فترات التخطيط. وهذا ينتج عنه طلب (7 13 3) 3 7.67. متوسط الطلب في القطاع الثالث هو (11 5 16) 3 10.67. ساب شنك يحسب مجموعة الطلب الثاني والثالث وفقا لذلك (انظر الصف الثالث والرابع في الجدول). والفارق الوحيد في مجموعة الطلب الأولى هو أن ساب شنك يقسم أفق متوسط الطلب إلى قطاعات زمنية أخرى على النحو التالي: في المجموعة الثانية من الطلب، يتضمن الجزء الأول من الوقت فترتي التخطيط 1 و 2. ويبلغ متوسط الطلب (9 7 ) 2 8 هو نتيجة لفترات التخطيط هذه. ثم هناك فترة زمنية بنفس مدة فترة المتوسط (فترات التخطيط 3 و 4 و 5)، مع متوسط الطلب (13 3 11) 3 9. تحتوي الشريحة الزمنية الأخيرة على فترتي تخطيط فقط في الفترتين 6 و 7 مع متوسط الطلب (5 16) 2 10.5. ويتحقق ساب شنك بنفس الطريقة بالنسبة لمجموعة الطلب الثالثة، التي تحتوي صفتها الأولى على ثلاث فترات تخطيط. ثم يحسب ساب شنك متوسط الطلب النهائي لكل فترة تخطيط (انظر الصف الأخير في الجدول). وللقيام بذلك، يضيف ساب شنك متوسط الطلبات الثلاثة من مجموعات الطلب الثلاثة ويقسم المجموع بمقدار ثلاثة. ويحسب متوسط الطلب على فترة التخطيط الأولى على النحو التالي: (9 8 9.67) 3 8.89 (انظر العمود الأول في الجدول). ساب شنك يقترب من هذه القيمة حتى 9. يحسب متوسط الطلب لفترة التخطيط الثانية وفقا لما يلي: (7.67 8 9.67) 3 8.45 (انظر العمود الثاني في الجدول). ساب شنك يقترب من هذه القيمة إلى ثمانية. يتم حساب متوسط متطلبات الفترات التخطيطية المتبقية في أفق متوسط الطلب تبعا لذلك. SAP بوسينيس وان درس إنشاء شركة جديدة تحديد عنوان الشركة تحديد فترات النشر تحديد الأرصدة المفتوحة تعريف تقويم الشركة تعريف تقسيم الحساب تعريف محاسبة الشراء تعريف تحديد المخزون المستمر عملات تعريف الفهارس تعريف ترقيم الوثائق تعريف محددات المستندات تعريف قالب مخطط الحسابات تعريف حسابات غل تعريف تفضيلات الطباعة تعريف المعاملات رموز تعريف فئات الضرائب تعريف شروط الدفع تعريف موظفي المبيعات تعريف مجموعات اللجان تعريف حساب اللجان تعريف المخزون وإعدادات البنود تعريف إعدادات شركاء الأعمال تعريف محاسبة التكاليف تعريف إعداد الميزانية تعريف إعدادات الخدمة تعريف المستخدمين تحديد التراخيص تحديد إجراءات الموافقة تحديد خدمات التنبيه تحديد أشكال العناوين تعريف البلدان التي تعرف الأقاليم ديف في المشاريع تعريف إعدادات العرض إنشاء شركات جديدة الاستخدام يوضح الإجراء التالي كيفية إنشاء شركة جديدة في ساب بوسينيس وان باستخدام نافذة اختيار الشركة. ويمكن أيضا إنشاء شركات جديدة باستخدام وظيفة نقل السنة. الإجراء رقم 1. اختر الإدارة 174 اختر الشركة. 2. اختر جديد. تظهر نافذة إنشاء شركة جديدة. 3. تعيين كافة المعلمات في هذه النافذة وفقا لاحتياجاتك 4. اختر موافق. النتيجة إنشاء ساب بوسينيس وان قاعدة بيانات جديدة على الملقم المتصل وإضافة الشركة إلى قائمة الشركات الموجودة في إطار اختيار الشركة. قد تستغرق هذه العملية بعض الوقت. مرة واحدة يتم إنشاء الشركة الجديدة، ساب بوسينيس واحد بتسجيل الدخول تلقائيا إلى ذلك. إذا لم يتم عرض الشركة الجديدة في إطار اختيار الشركة، اختر تحديث. يؤدي هذا إلى تشغيل المسح الضوئي لقاعدة البيانات في الخادم وتحديث عرض نافذة اختيار الشركة. تفاصيل الشركة: علامة التبويب عام تعريف تحتوي علامة التبويب هذه على علامتي تبويب فرعيين مع حقول متطابقة. في علامة التبويب اللغة المحلية، أدخل تفاصيل الشركة التي يجب طباعتها على المستندات بتنسيق اللغة المحلية، وعلامة التبويب اللغة الأجنبية، أدخل التفاصيل المراد طباعتها عند تحديد تخطيط الطباعة بلغة أجنبية. للوصول إلى هذه النافذة، من القائمة الرئيسية اختر أدمينيستراشيون 174 سيستيم إنيتياليزاشيون 174 تفاصيل الشركة 174 علامة التبويب عام. تفاصيل الشركة: عام تبويب الوصف دسكريبتيونكتيفيتي اسم الشركة أدخل اسم شركتك. يمكنك استخدام اختصار لاسم الشركة إذا لزم الأمر، نظرا لأن هذا الحقل يستخدم داخليا فقط. يظهر الاسم الذي تحدده هنا أعلى قائمة ساب بوسينيس وان. ومع ذلك، يتم طباعة الاسم المحدد في حقل رأس الطباعة. العنوان يعرض العنوان المنسق كما تم إدخاله في حقول العنوان. حقول العنوان أدخل معلومات عنوان الشركة كما يجب عرضها على كافة المستندات المطبوعة باستخدام ساب بوسينيس وان. عنوان الإنترنت أدخل موقع الشركة. رأس الطباعة أدخل اسم الشركة 8217s، كما يجب أن يتم عرضه على كافة المستندات المطبوعة باستخدام ساب بوسينيس وان. أكتيف ماناجر يتم عرض هذا الموظف في مجال أكتيف ماناجر في المستندات المطبوعة. الهاتف 1، الهاتف 2، الفاكس، البريد الإلكتروني أدخل الهاتف المدير 8217s نشط وأرقام الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني. تعيين أرصدة الافتتاح لحسابات غل الاستخدام: أثناء تهيئة النظام، يجب تحديث الأرصدة الافتتاحية لحسابات غل مع البيانات القديمة. لاستخدام ساب بوسينيس وان من بداية السنة المالية، أدخل الأرصدة من الميزانية الختامية للسنوات السابقة 8217s. أدخل الأرصدة الافتتاحية لحسابات الميزانية العمومية (الأصول والخصوم وحقوق الملكية). يتم مسح حسابات المصروفات واإليرادات مع الميزانية العمومية عند إنشائها. إذا لم تبدأ السنة المالية في 1 كانون الثاني (يناير)، قم بتغيير التاريخ في نافذة الرصيد الافتتاحي للحسابات غل. إذا بدأت السنة المالية للشركة في منتصف العام، على سبيل المثال، 1 يوليو، لعرض الأرصدة الافتتاحية من 1 يناير والربع الأول، 1 أبريل، أدخل عدة أرصدة لتواريخ مختلفة على نفس الحسابات. أدخل الأرصدة الافتتاحية للسنة المالية ل 1 يناير، ثم فتح فقط دلتا ل 1 أبريل و 1 يوليو. لبدء استخدام النظام خلال السنة المالية، أدخل القيم من الميزانية العمومية الحالية أو الميزانية العمومية المؤقتة في النظام. قم بإنشاء هذه الميزانية العمومية تريمينتيريم في اليوم قبل أول استخدام ل ساب بوسينيس وان. وفي هذه الحالة، حدد أرصدة حساب النفقات وحسابات الإيرادات. الإجراء 1. في القائمة الرئيسية ساب بوسينيس وان، اختر إدارة - تهيئة النظام - أرصدة الافتتاح - أرصدة فتح غل. تظهر موازين فتح غل 8211 نافذة معايير التحديد. 2. قم بتعيين نطاق حساب غل المطلوب، ثم اختر موافق. تظهر نافذة غل أوبينينغ بالانس. 3. إذا لم تبدأ السنة المالية في 1 يناير، غير التاريخ إلى التاريخ المطلوب. أدخل حساب غل المعاوضة في رأس الإطار 8217s، وملء التفاصيل ذات الصلة. 4. أدخل الأرصدة الافتتاحية بالعملة المحلية في العمود أوب (لك) فقط إذا كان سيتم إدخال البيانات بالعملة المحلية. إذا كانت عملة النظام مختلفة عن العملة المحلية، يقوم النظام تلقائيا بحساب الأرصدة الافتتاحية في عملة النظام ويعرض القيم في العمود أوب (سك). 5. أدخل الرصيد الافتتاحي بالعملة الأجنبية. إذا تم تعريف عملة أجنبية لحساب، فإن حقل أوب (فك) نشط أيضا. ثم يقوم النظام تلقائيا بحساب المبالغ بالعملات المحلية والنظام، باستخدام سعر الصرف الساري في تاريخ القيمة. الكتابة فوق القيم المحسوبة إذا لزم الأمر. 6. أدخل القيمة بدون علامة الجمع إذا كان الرصيد في الائتمان. إذا كان الرصيد قيد الخصم، فأدخل علامة ناقص أمام القيمة. 7. اختر إضافة عند تحديث جميع الأرصدة الافتتاحية. يمكن إدخال رصيد فتح لحساب متعدد العملات بالعملة المحلية فقط ينتج ساب بوسينيس وان معاملات رصيد الافتتاح للحسابات المحدثة في نافذة حسابات أرصدة فتح غل. النوع الأصلي المخصص لهذه المعاملات هو أوب. تعريف إعدادات التقويم تعريف يمكنك تخصيص جوانب مختلفة من التقويم الخاص بك مثل تعيين عرض التقويم، وتحديد أيام العمل وعرض تقويم المستخدمين الآخرين. الإجراء 1. اختر فتح التقويم. 2. لفتح نافذة إعدادات التقويم، اختر رمز إعدادات النموذج. 61601 في إعدادات التقويم 8211 تبويب عام، وتحديد أنظمة الألوان وإعدادات العرض العامة. 61601 في إعدادات التقويم 8211 علامة التبويب أسبوع العمل، حدد أيام العمل وساعات العمل. 61601 في إعدادات التقويم 8211 إعدادات المستخدمين، حدد إعدادات العرض للمستخدمين الآخرين. 3. اختر أوبديت (حفظ) لحفظ الإعدادات الخاصة بك و أوك (موافق) لإغلاق النافذة. تعريف تقسيم الحساب استخدام يتيح لك نظام الحساب في ساب بوسينيس وان إنشاء حسابات استنادا إلى الشرائح. يستخدم هذا الخيار بشكل رئيسي في الولايات المتحدة الأمريكية. يمكنك تعريف تجزئة الحساب عند إنشاء شركة جديدة. بعد إنشاء الحسابات، لن تتمكن من التغيير مرة أخرى. الإجراء 1. انتقل إلى الإدارة 174 تهيئة النظام 8594 تفاصيل الشركة. 2. اختر علامة تبويب تهيئة أساسية 174 استخدم تجزئة الحسابات. 3. اختر أوبديت (حفظ) لحفظ الإعدادات و أوك (موافق) لإغلاق النافذة. 4. اختر تهيئة النظام 174 الإعدادات العامة. 5. اختر علامة التبويب عرض واكتب حرف فاصل في فاصل شريحة الحساب. على سبيل المثال، ناقص (8211). لا تدخل العلامة النجمية () أو الأرقام. 6. اختر تحديث لحفظ و موافق لإغلاق نافذة الإعدادات العامة. 7. من الإدارة، اختر تعريفات 8594 تعريف تجزئة الحساب. بشكل افتراضي، هناك أربعة أجزاء في النظام. يمكنك إضافة ما يصل إلى 10 شرائح وتغيير الاسم والحجم والنوع لكل شريحة. 8. انقر نقرا مزدوجا فوق سطر لتصنيف الشريحة. تظهر نافذة مشابهة، مما يتيح لك تصنيف كل شريحة وفقا لتصنيف شركتك. 9. لكل تصنيف، يمكنك تعريف كود، اسم، واسم قصير. لاحظ أن حقل التعليمات البرمجية محدود بالقيمة التي حددتها في الحجم لهذه الشريحة. على سبيل المثال، تصنيف قطاع القسم وفقا لعدد الإدارات في شركتك سوف تتلقى كل قسم رمز من رقمين. شراء الاستخدام يمكن تعريف ما يلي من الإدارة 174 إعداد 174 بوتشاسينغ تحديد التكاليف الهبوط المخزون الدائم الغرض يعكس نظام الجرد الدائم قيمة عمليات توزيع الأسهم في المعاملات النقدية في النظام المحاسبي. يتم تنفيذ هذه المعامالت النقدية فقط عندما يتم استلام أو تعريف البنود التي تم تعريفها على أنها سلع التخزين) و (من المخزون. وينبغي تحديد نظام الجرد الدائم أثناء التهيئة الأساسية قبل نشر أي معاملات. هناك ثلاثة طرق محتملة للتكلفة تستخدم لحساب قيمة المخزون: 8226 9679 المتوسط المتحرك يحسب هذا الخيار قيمة المخزون حسب سعر تكلفة العناصر. يتم العثور على حقل تكلفة السعر البنود في علامة التبويب بيانات المخزون (من القائمة الرئيسية، اختر المخزون 174 البند البيانات الرئيسية 174 علامة التبويب المخزون البيانات). يتم تحديث هذا المجال بشكل حيوي من قبل كل استلام إيصال الأسهم. 8226 9679 ستاندارد يقوم هذا الخيار بحساب قيمة المخزون بسعر ثابت. يقع حقل سعر التكلفة أيضا في علامة التبويب بيانات المخزون (انظر أعلاه). يجب تعيين البنود القياسية السعر قبل البدء في العمل في شركتك. 8226 9679 فيفو هذا الخيار يحسب قيمة المخزون بواسطة طريقة فيفو (أولا في البداية). تخلق كل معاملة إيصال المخزون طبقة من الكميات المرتبطة بالتكاليف ستستخدم كل معاملة من عمليات تحرير المخزون الكميات وتكاليفها المقابلة من الطبقات المفتوحة الأولى. المتطلبات الأساسية 8226 9679 من القائمة الرئيسية ساب بوسينيس وان، اختر أدمينيستراشيون 174 سيستيم إنيتياليزاشيون 174 تفاصيل الشركة 174 علامة التبويب تهيئة أساسية. لتهيئة نظام المخزون الدائم، وتحديد طريقة التقييم الافتراضية، حدد تقييم المخزون حسب مربع الاختيار. لا يمكنك تحديد تقييم المخزون حسب مربع الاختيار بعد تسجيل الأسهم. علاوة على ذلك، لا يمكنك مسح مربع الاختيار هذا بعد إضافة مستند إنشاء عملية نشر المخزون التلقائي، مثل التسليم، استلام البضائع، وما إلى ذلك. 8226 9679 من القائمة الرئيسية، اختر أدمينيستراشيون 174 ديفينيتيونس 174 فينانشيال 174 غل أكونت ديترميناتيون 174 إنفنتوري تاب. تحديد حسابات غل الأولية التي سيتم اختيارها افتراضيا في المستودعات الجديدة، مجموعات البند والبيانات الرئيسية البنود. 8226 9679 من القائمة الرئيسية، اختر أدمينيستراشيون 174 ديفينيتيونس 174 فينانشيال 174 غل أكونت ديترميناتيون 174 بورشاس تاب. 8226 9679 إنشاء حساب فتح الأسهم. من القائمة الرئيسية، اختر فينانسيالز 174 تشارت أوف أكونتس وإنشاء حساب فتح المخزون غل. سيتم استخدام هذا الحساب غل كحساب مقاصة لحساب المخزون المخزون الذي قمت بإدخال كميات البداية. عند إدخال الكميات الأولى (من القائمة الرئيسية، اختر المخزون 174 المعاملات الجردية 174 كميات البداية تتبع المخزون ووضع الأسهم 174 أدخل علامة التبويب المبدئية الكمية)، بعد النقر فوق موافق، تحتاج إلى تحديد رمز حساب فتح الأسهم في الجزء العلوي من النافذة. 8226 9679 إعداد حسابات غل في البيانات الرئيسية للعنصر. (من القائمة الرئيسية، اختر إنفنتوري 174Item ماستر داتا 174 إنفنتوري داتا تاب.) 8226 9679 حدد طريقة غل الافتراضية في البيانات الرئيسية للعنصر. (من القائمة الرئيسية، اختر أدمينيستراشيون 174 سيستيم إنيتياليزاشيون 174 إعدادات عامة 174 إنفنتوري تاب.) تدفق العملية اختر الرابط إلى طريقة العمل ذات الصلة: 8226 9679 نظام المخزون الدائم حسب المتوسط المتحرك 8226 9679 المخزون الدائم النظام حسب السعر القياسي 8226 9679 المخزون الدائم النظام بواسطة فيفو العملات - إعداد إطار التعريف يوضح الجدول التالي الأعمدة التي تظهر في إطار تعريفات العملات 8211. للوصول إلى هذه النافذة من القائمة الرئيسية ساب بوسينيس وان، اختر أدمينيستراشيون 174 سيتوب 174 فينانشيال 174 كيرنسيز. العملات 8211 إعداد الإطار الحقل الوصف رمز النشاط أدخل رمز للعملة. لا يمكن أن يتجاوز طول الشفرة ثلاثة أحرف. على سبيل المثال: أوسد، ور. إذا كنت تستخدم الوظيفة الإضافية لمحرك الدفع، فإننا نوصي بشدة بتعريف اختصار متفق عليه دوليا كرمز العملة. وبهذه الطريقة يمكنك التأكد من أن البنك سوف يقبل ملف البنك التي تم إنشاؤها بواسطة محرك الدفع. العملة أدخل اسم العملة. يظهر هذا الاسم في القائمة المنسدلة لعملة في نوافذ مختلفة. الرمز الدولي أدخل رمز دولي لتمثيل تلك العملة في الشيكات المطبوعة، على سبيل المثال: 8364. الوصف الدولي، هوندردثس نيم كولومنز أدخل الاسم الدولي للعملة واسم العملة العشرية 8217s. هذه المعلومات مطلوبة لطباعة الشيكات بهذه العملة، بحيث يمكن تمثيل المبلغ العددي بالكلمات. التقريب يظهر هذا العمود فقط إذا كانت طريقة التقريب المحددة هي بي كيرنسي. حدد أحد الخيارات التالية: 8226 لا تقريب 8211 حدد لتجنب أي تقريب للمبالغ بهذه العملة. 8226 جولة إلى خمسمائة 8211 نتائج عينة لهذا الخيار هي كما يلي: 4.22 يصبح 4.20 و 4.24 يصبح 4.25. 8226 الجولة إلى العشرة المئات 8211 تكون نتائج هذا الخيار كما يلي: 4.19 تصبح 4.20 و 4.14 تصبح 4.10 8226 جولة إلى واحدة 8211 طلقة إلى أقرب عدد صحيح. على سبيل المثال، 4.23 يصبح 4. 8226 جولة إلى عشرة 8211 نتيجة عينة لهذا الخيار كما يلي: 5.8 يصبح 10. عشري حدد التقريب العشري المطلوب لكل عملة. يؤثر الخيار المحدد على الحقول التالية في المستندات: 8226 9679 السعر 8226 9679 إجمالي الخط 8226 9679 إجمالي المستند إذا قمت بتحديد افتراضي، يتم تحديد العرض العشري بواسطة المعلمات المدخلة في علامة التبويب إدارة 174 إعدادات عامة 174 عرض. التقريب في بمنت حدد لتحديد القيم المستديرة في مستندات الدفع. الحقول الخاصة بكل بلد سويسرا الوصف الميدانيأقلية حساب إسر حدد لتحديد أن العملة تخضع لحساب إسر. الفهارس 8211 سيتوب ويندو ديفينيتيون يوضح الجدول التالي الحقول التي تظهر في إطار إندكسيس 8211 سيتوب. لفتح هذه النافذة، اختر: أدمينيستراشيون 174 سيتوب 174 فينانشيال 174 إندكسس. الفهارس 8211 إعداد الإطار حقل الوصف رمز أكتيفيتي، الاسم أدخل رمز واسم لكل فهرس. رمز الفهرس فريد ويمكن دمج ما يصل إلى 3 أحرف ترقيم المستندات الاستخدام استخدم هذا الإطار لتحديد ترقيم الوثائق في جميع أنحاء التطبيق، وخاصة بالنسبة للشراء، والمشتريات، والمصرفية، والجرد، والإنتاج وحدات. واعتمادا على متطلبات البلد القانونية وسياسة الشركة 8217، يمكن تعريف ترقيم الوثائق المتميز لكل إدارة أو وحدة تنظيمية. عند تحديد نطاقات الأرقام، لا تنظر قبل عام واحد فقط، ولكن ترك مساحة كافية لعدة سنوات إذا كان الترقيم لأكثر من سنة واحدة. عند إنشاء سلسلة مختلفة، قم بتعيينها إلى مستخدمين مختلفين في إعداد الإذن. بهذه الطريقة يمكنك تحديد سلسلة مختلفة لكل قسم أو فرع داخل الشركة وتعيين مجموعة عدد لكل فرع. يمكنك أيضا تعيين نطاقات أرقام إضافية لنوع المستند. راجع تعريف نطاقات الأرقام الإضافية لنوع المستند. يمكن تخصيص أسماء المستندات الداخلية، ولكن يمكن استعادة الأسماء الأصلية إذا لزم الأمر. للوصول إلى نافذة ترقيم المستندات، اختر أدمينيستراشيون 174 سيستيم إنيتياليزاشيون 174 ترقيم المستندات. حقول ترقيم الوثائق الحقل الوصفActivity دوكومنت يعرض أنواع المستندات التي تقوم بتعريف الترقيم لها. السلسلة أدخل السلسلة المحددة لترقيم نوع المستند. يتم عرض السلسلة الافتراضية. الرقم الأول أدخل الرقم الأول المطلوب استخدامه لنوع المستند. يعين ساب بوسينيس وان هذا الرقم إلى المستند الأول الذي تقوم بإدخاله ثم يقوم بتعداد الوثائق بالتسلسل. الرقم التالي أدخل الرقم الذي سيقوم ساب بوسينيس وان بتعيينه إلى المستند التالي من النوع المقابل. يتم تحديث هذه القيمة في كل مرة يتم فيها إنشاء مستند جديد. إذا لم تكن القيمة في هذا العمود مساويا للقيمة في العمود الأول. وقد تم إدخال مستندات من هذا النوع بالفعل، فلن يمكن تغيير ترقيم نوع المستند المقابل. الرقم الأخير أدخل الرقم الأخير الذي يمكن تعيينه لمستند من هذا النوع. أدخل قيمة إذا كنت تريد تحديد سلسلة إضافية للترقيم. تغيير الاسم انقر فوق هذا الحقل لفتح نافذة تغيير اسم المستند الداخلي وتعديل أسماء المستندات. الأسماء الأصلية انقر فوق هذا الحقل للعودة إلى الحافظة إعدادات المستند: عام علامة التبويب التعريف استخدم هذه النافذة لتعريف الإعدادات الافتراضية لأنواع المستندات في ساب بوسينيس وان. في علامة التبويب عام، يمكنك تحديد إعدادات المبيعات وشراء المستندات. للوصول إلى علامة التبويب من القائمة الرئيسية ساب بوسينيس وان، اختر أدمينيستراشيون 174 سيستيم إنيتياليزاشيون 174 دوكومنت سيتينغس 174 عام. الهيكل عام تبويب الحقول الحقل الوصفأقلية حساب إجمالي الربح، سعر الأساس الأساسي حدد لتمكين حساب الربح الإجمالي في مستندات المبيعات. كلما فتحت مستند مبيعات، سيكون خيار الربح الإجمالي متاحا من قائمة غوتو، وشريط الأدوات، وقائمة السياق. بمجرد تحديده، يظهر حقل الأصل الأساسي للأسعار. لعرض الخيارات المتاحة، انقر على. الخيارات هي: 8226 9679 قائمة الأسعار 1 إلى 10 8211 يحسب ساب بوسينيس وان الربح الإجمالي على أساس سعر السلعة 8217s على قائمة الأسعار المحددة. 8226 9679 آخر سعر للشراء 8211 يحسب ساب بوسينيس وان الربح الإجمالي على أساس سعر السلعة 8217s في آخر عملية شراء. لهذا الخيار، تأكد من استيراد أو ملء آخر أسعار الشراء من الشركة السابقة. وإلا، فإن الحساب غير صحيح. 8226 9679 آخر تقييم السعر 8211 يحسب ساب بوسينيس وان إجمالي الربح استنادا إلى القيمة الموجودة في آخر عملية تقييم لتقرير المخزون. 8226 9679 تكلفة البند 8211 يحسب ساب بوسينيس وان إجمالي الربح استنادا إلى تكلفة البند في المستودع المعني. ستقوم ساب بوسينيس وان بإعادة حساب تكلفة البند لحسابات الربح الإجمالي فقط حتى يتم نشر معاملة جرد للبند على النظام. على سبيل المثال، عندما يتم تسليم البضائع باستخدام وثيقة التسليم. احسب إجمالي الربح على النحو التالي: تحديد ما إذا كان ينبغي حساب النسبة الإجمالية للربح على أنها السعر الأساسي أو سعر البيع. تتضمن ملاحظات المستند ما يلي: حدد ما إذا كانت الملاحظات على وثائق التسويق تتضمن رقم المستند الأساسي أو الرقم المرجعي للعميل أو المورد. عند إدخال مستند مبيعات مع مرجع إلى مستند أساسي، يظهر عدد المستند الأساسي. يمكن أن يكون الرقم المعروض إما رقم داخلي تم تعيينه إلى المستند بواسطة ساب بوسينيس وان أو رقم مرجع كوستوميرفندور من المستند الأساسي. عند اختيار عرض الرقم المرجعي كوستوميرفندور وعدم إدخال هذا الرقم في المستند الأساسي، يظل الحقل المعني فارغا في المستند الذي تم إنشاؤه بالإشارة إلى المستند الأساسي. ل بوم المبيعات في المستندات، عرض: حدد السعر ومجموع البنود الأصل فقط إذا كنت ترغب فقط لعرض السعر الإجمالي للمنتج بيعها. حدد سعر المكونات إذا كنت ترغب في عرض أسعار المكونات. وفي هذه الحالة، يحسب السعر الإجمالي على أنه مجموع أسعار المكونات. إذا تم تعريف فاتورة مبيعات للمنتج، يظهر هذا بوم في مستند المبيعات. تعرض وثيقة المبيعات كل من المنتج المباع والمكونات التي تساهم في هذا المنتج. عند تحديد زر الاختيار هذا، يمكنك تحديد ما إذا كان يجب عرض سعر مبيعات العنصر على مستوى المنتج الذي تم بيعه أو على مستوى المكونات في مستند المبيعات. الرد على تحرير المخزون تحت الحد الأدنى: تحديد الحد الأدنى لمستوى المخزون في السجل الرئيسي لعنصر تديره في المستودع الخاص بك. استخدم هذه الخيارات لتحديد استجابة النظام عندما ينخفض مستوى المخزون عن هذا الحد الأدنى من الكمية كنتيجة لمستند المبيعات. يتم إجراء هذا الفحص لوثائق المبيعات التي تحتوي على مشكلة البضائع، مثل التسليم أو الفواتير. يمكنك تحديد ما إذا كانت رسالة تحذير تظهر عند إدخال مستند المبيعات أم لا. إذا ظهر تحذير في مستند المبيعات، فيمكن تجاهله. يمكنك أيضا تحديد أنه لا يمكن إدخال مستند المبيعات حدد خانة الاختيار حظر الإصدار. إدارة المخزون حسب وس يحدد ما إذا كان يتم تنفيذ الاختيار للمستودع المحدد في صف الوثيقة. إذا قمت بتحديد مربع الاختيار، يتحقق النظام من الحد الأدنى لمستوى المخزون في المستودع الذي تم اختياره للعنصر عند إدخال وثيقة المبيعات. إذا تسببت الصفقة في انخفاض مستوى المخزون في ذلك المستودع إلى أقل من الحد الأدنى لمستوى المخزون، تظهر رسالة تحذير حتى لو كان إجمالي المخزون المتاح للبند أكبر من الحد الأدنى لكمية المستودع. إذا لم تقم بتحديد خانة الاختيار هذه، يقوم النظام بالتحقق من إجمالي المخزون المتاح في جميع المستودعات حيث يتم تخزين هذا العنصر. يمكنك أيضا تحديد الإخطار التلقائي لمستخدم معين عندما ينخفض مستوى المخزون إلى أقل من الحد الأدنى. ويمكن بعد ذلك بدء عملية شراء. منع المخزون السلبي حدد لمنع المستندات التي من شأنها أن تتسبب في انخفاض مستوى المخزون إلى ما دون الصفر. إذا قمت بإلغاء تحديد خانة الاختيار، الرسالة 8220 استخدام المخزون السائد لا يتفق مع قواعد المحاسبة. هل أنت متأكد من أنك تريد تمكين استخدام المخزون السلبي 8221 إذا قمت بتحديد إدارة المخزون بواسطة وس وحظر المخزون السلبي، ساب بوسينيس وان بحساب كتلة في المستودع. ومع ذلك، إذا لم يتم التعامل مع هذا البند من قبل مستودع وكنت لا تحدد إدارة المخزون من قبل وس، يتم احتساب كتلة لجميع المستودعات. طريقة التقريب حدد ما إذا كان يجب تقريب المبالغ والأسعار التي تظهر في وثائق التسويق حسب العملة أو المستند. تاريخ أساس سعر الصرف (وثائق أب) يختار التاريخ الذي يحسب النظام سعر الصرف: 8226 9679 تاريخ النشر 8226 9679 تاريخ المستند مبلغ الضريبة المستديرة في الصفوف حدد لتعيين تقريب المبالغ الضريبية لكل صف وثيقة. إذا تم إلغاء تحديد هذا الخيار، تعرض صفوف المستند المبلغ الضريبي غير المستدير، وسيقوم النظام بدفع المبالغ الضريبية لكل مجموعة ضريبية. عرض ملاحظة التقريب حدد لتحديد ما إذا كان سيتم عرض ملاحظة في حقل الملاحظات في مستند المبيعات عند تقريب المبلغ. إذا قمت بتحديد خانة الاختيار، يتم عرض ملاحظة في فاتورة العملات الأجنبية للعميل مشيرا إلى أن مبلغ الخصم يختلف عن نسبة الخصم بسبب التقريب. استخدام عنوان المستودع حدد إذا كنت تريد السفينة إلى عنوان وثيقة الشراء (علامة التبويب اللوجستية) ليكون عنوان المستودع. إذا تم إلغاء تحديد خانة الاختيار هذه، فسيكون عنوان "عنوان الشحن" هو عنوان الشركة كما هو محدد في الإدارة 174 تهيئة النظام 174 تفاصيل الشركة 174 علامة التبويب عام. إدارة الشحن في المستندات حدد لإضافة حقل الشحن في جميع وثائق البيع والشراء. يسمح لك هذا الحقل بحساب التكاليف الإضافية المرتبطة بمستند، مثل رسوم التسليم وضريبة الإيداع. حظر المستندات التي لها تاريخ نشر سابق حدد لمنع عملية نشر المستندات التي تنشئ إدخالات دفتر يومية للمحاسبة (الفاتورة ومذكرة الائتمان والإيداع ومستندات الدفع). السماح بتاريخ النشر في المستقبل حدد لتكون قادرة على إنشاء مستندات مع تواريخ النشر المستقبلية. يمكن للشركات إنشاء وثائق مع تواريخ النشر المستقبلية على مستوى الشركة ثم تقرر ما إذا كان سيتم تطبيق هذا الخيار على جميع الوثائق أو فقط لتلك التي تم اختيارها. حساب مجموع الصف باستخدام سعر الوحدة حدد لحساب مجموع الصف في وثائق التسويق على النحو التالي: سعر الوحدة x خصم x الكمية. سعر الوحدة هو السعر قبل الخصم. إذا تركت خانة الاختيار غير محدد، يتم احتساب مجموع الصف على النحو التالي: السعر بعد الخصم × الكمية. إذا قمت بتحديد مربع الاختيار، يتم تعطيل السعر بعد الخصم في وثائق التسويق. لمزيد من المعلومات، راجع وثيقة المبيعات: علامة تبويب المحتويات أو مستند الشراء: محتويات علامة التبويب. تفاصيل الشركة: علامة التبويب تهيئة تهيئة الأساسية يوضح الجدول التالي الحقول التي تظهر في علامة التبويب تهيئة أساسية في نافذة تفاصيل الشركة. للوصول إلى هذه النافذة، اختر أدمينيستراشيون 174 سيستيم إنيتياليزاشيون 174 تفاصيل الشركة 174 علامة التبويب تهيئة أساسية. تفاصيل الشركة: التهيئة الأساسية علامة التبويب الحقل الوصفActivity مخطط قالب الحسابات حدد مخطط الحسابات الذي هو النموذج القانوني الساري لشركتك، أو حدد نموذجك الخاص بتحديد تحديد المستخدم. وبدلا من ذلك، يمكنك استيراد بيانات مخطط الحسابات من النظام القديم. نوصي باستخدام واحدة من الرسم البياني القياسي الحالي للحسابات وتكييفه لاحتياجات الشركة 8217s كما هو مطلوب. تحديد مخطط الحسابات بأكمله هو إجراء طويل ومعقد. العملة المحلية حدد العملة المحلية. العملات المحددة في ساب بوسينيس وان متوفرة في القائمة. لتحديد عملة جديدة، حدد تعريف جديد. عملة النظام يمكن ل ساب بوسينيس وان إدارة جميع المعاملات بعملة نظام موازية للعملة المحلية. حدد عملة النظام المطلوبة من القائمة. لتحديد عملة جديدة، حدد تعريف جديد. إذا كان تعريف عملة النظام غير متطابقة مع العملة المحلية (الوطنية)، يمكن استخدام عملة النظام كعملة التقارير. على سبيل المثال، تتطلب مجموعة الشركات عملة إبلاغ مختلفة من العملة الوطنية. أيضا تحديد سعر الصرف اليومي لعملة النظام. يتم نشر كل وثيقة، وجميع التقارير والميزانية العمومية في المحاسبة في كل من العملات. إذا لم يكن لديك شرط إعداد التقارير بعملة أخرى، فقم بتعيين عملة النظام بالعملة المحلية. عملة الحساب الافتراضية تحدد عملة الحساب الافتراضية للحسابات الجديدة: 8226 8226 العملة المحلية: يمكن أن تكون المعاملات بالعملة المحلية المحددة فقط. 8226 8226 العملات المتعددة: يمكن أن تكون المعاملات بالعملات المحلية والنظام. ومع ذلك، قد لا يتم عرض المجاميع في جميع الحالات عند استخدام العملات المختلفة. عرض رصيد الائتمان مع علامة سلبية حدد لعرض أرصدة الائتمان مع علامة سلبية. وفقا للإعدادات الافتراضية، يتم عرض الأرصدة المدينة مع علامة سلبية. لا يمكن تغيير هذا الخيار بعد إنشاء عمليات النشر في ساب بوسينيس وان. يؤثر هذا الإعداد على دخول أرصدة البداية لحسابات غل وشركاء الأعمال. اعتمادا على هذا الإعداد، يجب إدخال الأرصدة الافتتاحية كأرقام إيجابية أو سلبية. نوصي بقبول الإعداد الافتراضي، حيث يعكس ذلك المتطلبات المحلية. استخدام حسابات التجزئة حدد لتحديد ما إذا كان ينبغي إضافة شرائح من المعلومات إلى رموز الحساب القياسية، مثل التقسيم والمنطقة ومركز التكلفة وما إلى ذلك. لتتبع المعاملات التفصيلية وإعداد التقارير. استخدام المبلغ السالب للمعاملة العكسية يؤدي تحديد هذا الخيار إلى إدخالات دفتر اليومية حيث يتم حجز الإلغاء مع مبالغ سالبة. إذا لم تقم بتحديد هذا الخيار، يتم حجز إدخال دفتر اليومية باستخدام مفتاح ديبيتكرديت. يمكن تغيير هذا الإعداد في أي وقت. حدد إذا كانت سلسلة واحدة تحتوي على أكثر من نوع واحد من المستندات تسمح لوائح بلد معين بسلسلة ترقيم الوثائق التي تحتوي على أكثر من نوع مستند واحد. كل هذه الوثائق هي جزء من نفس سلسلة الترقيم. حدد هذا الخيار إذا كانت هذه اللوائح ذات صلة بالشركة. This setting determines the settings that are displayed in certain Document Numbering windows. This option cannot be changed after it has been selected. Multi-Language Support Select to enable the Multi-Language Support function in the company. Use this function to translate field names in SAP Business One to foreign languages and print them in documents you send to foreign business partners. Default Valuation Method Select one of the following: 8226 Moving Average: choose this option to calculate the inventory value by the items cost price. The items Cost Price field is found in Inventory 174 Item Master Data 174 Inventory Data tab. This field is updated dynamically by every stock receipt posting. 8226 Standard Price: choose this option to calculate the inventory value by a fixed price. The Cost Price field is found in Inventory 174 Item Master Data 174 Inventory Data tab page. The items standard price should be set before you start working in your company. 8226 FIFO: choose this option to calculate the inventory value by the FIFO method (first in first out). Each inventory receipt transaction creates a layer of quantities linked to costs each inventory release transaction will use quantities and their corresponding costs from the first open layers. Manage Item Cost Per Warehouse Determines that inventory pricing is calculated for each warehouse. Use Purchase Accounts Posting System In localizations where purchase accounting is used, selecting this option enables purchase accounting. Once journal entries have been made, this setting cannot be modified. Allow Stock Release Without Item Price Permits items to be included in documents such as deliveries or AR invoices, even when a cost price has not been determined. Select when the inventory valuation is performed according to moving average or FIFO. If you selected Standard Price, a price has already been defined. Ordering Party This field is required for the interface with the Payment Engine add-on. House Bank Enter the companys default bank account and branch information. Country-Specific Fields Chile, France, Italy, Spain and Portugal Field DescriptionActivity Use Bill of Exchange Select to indicate that the company uses bills of exchange (BoE). If not selected, all references to BoE in SAP Business One are hidden. When a BoE transaction is added, Use Bill of Exchange cannot be disabled. This option is relevant for Italy, Portugal, Spain and France and activated by default. Israel Field DescriptionActivity Hierarchical Deduction at Source Select to indicate that the company uses hierarchical deduction at source method for tax deduction. Once this option is selected, the Define Deduction Groups button appears. Choose this button to open the Define Deduction Groups 8211 Setup window, in which you can define the relevant deduction groups for your company. GL Account Determination Use This window enables you to define default GL accounts to be used when all types of transactions are created in SAP Business One. This window is divided into four tabs. Each tab contains the definitions for GL accounts related to a specific area of the business activity: Sales, Purchase, General and Inventory. To access this window, choose: Administration 174 Definitions 174 Financials 174 GL Account Determination. Print Preferences: General Tab Definition Field Activity Description Max. Rows per Page Enter the maximum number of table rows per page. If more than the specified number of table rows has to be printed for a document, the excess rows are automatically printed on additional pages. The maximum number of table rows per page is usually between 10 and 40, depending on the margins defined for the printer, the page format and the vertical compression. Print with Vertical Compression Specify the vertical compression percentage to be applied to the document. When you specify the value 100, the characters are printed in their original size. When you specify the value 70, the printed characters will be compressed by 70. You can also specify values greater than 100. When you specify a vertical compression less than 100, you can print more rows on each page. Top Margin (cm), Bottom Margin (cm) Define the appropriate print margins in centimeters if, for example, you want to print the document on company letterhead. ماكس. Rows per Page During Export Specify the maximum number of table rows per page when exporting the document to Microsoft Word. If more than the specified number of table rows has to be exported, additional pages are created automatically. The maximum number of table rows per page is dependent on the margins defined for the pages and the page format of the Microsoft Word template. Print on Letter Paper Select this check box if you want to print the documents on company letterhead to deactivate your company details in the printout. Documents will be printed without your company details. Print SAP Business One Generation Message If you do not want the printed documents to contain the information that the document was created using SAP Business One, select this check box. Transaction Codes - Setup Window Definition The following table describes the fields that appear in the Transaction Codes 8211 Definitions window. To access this window, choose Administration 174 Definitions 174 Financials 174 Transaction Codes. Transaction Codes 8211 Setup Window Field DescriptionActivity Code, Description Enter a code and a description for the transaction code. The code can be a combination of up to four characters. Defining Payment Terms Use Use this function to define the payment terms that apply to transactions with customers and vendors. Enter the payment terms defined here in the master records of customers and vendors. The payment term specified here is proposed automatically when you create a master record. You can then change this data for each customer or vendor. The payment terms represent the typical agreements you have with your customers and vendors. Therefore, you do not have to define this information from scratch for each customer and vendor. When a purchasing or sales document is entered for a vendor or customer, SAP Business One automatically copies the information on the payment period, price list, and total discount in the document. This information is used, to calculate the prices for the items, the due date of an invoice, or the total discount allowed etc. You can also change the payment term data manually in the transaction itself if a special agreement was made for that transaction. In addition, the information on the credit limit is copied from the payment term to the customer master record and then to the sales document, and can be used for a credit check. Sales Employees 8211 Setup Window Definition Defining a sales employee is mandatory if the company works with commissions. The sales employee can be assigned to a business partner, and can also be linked in the Employee Master Data window to an employee. If the company does not have any sales persons, this definition can be used for other employees such as drivers or service people. If the sales employees name is modified, it will impact the history log. After entering the data for a sales employee, choose Update. The cursor moves to a new row so another sales employee can be defined. To remove a sales employee, choose the sales employees name, right-click and select Remove. To display this window, choose Administration 174 Setup 174 General 174 Sales Employees Field DescriptionActivity Sales Employee Name Enter the name of the sales employee, can be alphanumeric. Remarks Enter a remark for each sales employee, for example, to identify the region or industry in which that sales employee is active (optional). Set as Default The default sales employee appears by default in the master data and transactions however, it can be changed as required in each case. The default sales employee appears in bold. You can change this setting at any time. It is preferable to define a different default sales employee for each groups of users. Commission Groups - Setup Window Definition Commissions can be defined for a sales employee, an item, or a customer. The commission is determined when a sales document is entered and saved for all the rows in the document. The Commission Groups define the commissions that are given internally to the sales employees. The commissions are calculated in a report and are not posted to any accounts. To define the commission, see Defining the Calculation of Commissions. To calculate commissions for each sales employee, define the commission groups and assign them to the sales employees. The percentage of the commission appears in the rows of the sales document. To calculate commissions for an item or customer, specify the defined commission groups in the master record for that item or customer. If a commission has been defined for a customer in the business partner master data, that commission is applied in the sales document. If a commission has been defined for the sales employee and for the customer, the customer commission is applied in the sales document. If the data is changed it changes the history in all documents. The commission is calculated through a report and not accrued continuously on an account. All the data in a commission group can be altered but not removed. This setting is mandatory if the company works with commissions. Removing a Commission Group can be only be done if a user has the correct permissions. Choose the Commission Groups name, right-click and select Data 174 Remove. To display this window, choose Administration 174 Setup 174 General 174 Define Commission Groups Defining the Calculation of Commissions Prerequisites For the system to calculate commissions automatically, select the appropriate check box in the System Initialization 174 General Settings 174 Sales tab, either Sales Employee, Item, or Customer. The corresponding fields for sales employee, item, or customer is only visible and active when this check box is selected. This setting influences where the sales commission percentage can be specified. It does not automatically calculate the commission transactions. This setting can be changed at any time, but must be filled in if the company works with commissions. To calculate commissions for each sales employee, define the commission groups and assign them to the sales employees, see Define Commission Groups. To calculate commissions for an item or customer, specify the defined commission groups in the master record for that item or customer. The sales employee from the customer master record is used in the sales document. If a commission has been defined for that sales employee, that commission is applied, and the percentage of the commission appears in the rows of the document. If a commission has been defined for a customer in the master record, that commission is applied in the sales document. If a commission has been defined for the sales employee and for the customer, the latter definition applies in the sales document. The commission for the item has not been considered yet in the logic for the sales documents at this point. The percentage in the detailed information for a row in the sales document can be modified. Evaluate the commissions using the predefined system queries or user defined queries. Procedure 1. The sys automatically positions the cursor on the first active row. 1. In the Define Commission Groups window, enter the name for the commission group and the corresponding percentage. 2. Choose Update. The cursor then moves to a new row and another commission group can be defined. Commission groups can also be defined at a later stage. The table contains an entry for commissions to be specified manually (Manual Commission). This entry does not define a percentage, and cannot be modified, it is specified in the master record for an item or a customer in this case. When the commission group is specified in the master record, the corresponding percentage is used, and the percentage field is not active for an Item or a Customer. 3. Choose Update then OK to save the data. Inventory Use The following can be defined from Administration 174 Setup 174 Inventory Item Groups 8211 Setup Item Properties Warehouses Length and Width UoM - Setup Weight UoM - Setup Customs Groups - Setup Manufacturers Shipping Types Locations Inventory Cyles - Setup Package Types Defining Users Procedure 1. To display the Users - Setup window, choose Administration 174 Setup 174 General 174 Users. 2. Switch to Add mode. Enter the user specific information, see Users - Setup Window. If the user is to have superuser permissions, check the Superuser checkbox. Note that authorizations for superusers cannot be modified, therefore select this options carefully. See Authorizations. 3. As required, define the users defaults, by choosing the icon to right of the Defaults field. The Choose From List window provides a selection of existing defaults. 4. To define new defaults, in the List of User Defaults window, choose New. The User Defaults window displays. Set the defaults in this window, see User Defaults Window. 5. Choose Add, then OK in all relevant windows. Defining Authorizations Definition Authorizations are defined per user. Each user can have the same permissions throughout the system, or can have different permissions per module and sub module. Note that permissions for super users cannot be modified. The following options are available for defining the various authorizations for a user: 8226 8226 Full Authorization: the user is able to display and modify data for that function. per module. 8226 8226 Read Only: the user can only view, but not change data. 8226 8226 No Authorization: the user has no access to that function. Each users authorizations are displayed in the Authorizations Window. Various Authorizations is displayed for modules with mixed authorizations, such as full authorization for some submodules and read-only for other submodules. The main menu is not automatically updated according to the authorizations. To display or hide certain modules or submodules, use the Form Settings 8211Main Menu window, and select or deselect the Visible boxes as appropriate for each module. Encryption can also be used to hide confidential data in the system. For certain users, the encoded characters are displayed instead of the actual digits and characters. Prerequisites Users must be predefined in the system, as either regular or superusers. Procedure 1. Choose Administration 174 System Initialization 174 Authorizations 174 General Authorizations. The Authorizations window displays with the list of users. 2. To grant full authorization to a user for all functions in all modules, choose the Full Authorization button at the bottom of the window. 3. To grant read authorization to a user for all functions in all modules, choose the Read Only button at the bottom of the window. The user can then display all the data in the system, but cannot make any changes. 4. To completely limit access, choose the No Authorization button at the bottom of the window. The user will not be able to view or change any of the data. 5. To provide different permissions for each module or sub module, in the table, click on the authorization and select the required permission from the dropdown list. 6. To set a global maximum discount, enter the required discount in the Max. Discount field, up to 100. 7. To set a maximum cash amount a user can enter in an incoming payment, select the Max. Cash Total box and enter the required amount. 8. To hide certain data using encryption, select the Use Encryption box, then choose the Encryption Table button. In the Encryption Table window that displays, enter the character that should appear in place of that character. Choose OK to save the changes. 9. Choose Update to save the changes in the Authorizations window. Defining Approval Procedures Prerequisites Identify the approval processes at the company. This can include approvals for purchase orders or for a customer to exceed a defined credit limit. From the SAP Business One Main Menu, choose Administration 174 System Initialization 174 General Settings and, on the Sales tab, select the Manage Document Generation Authorizations checkbox. Users defined as Originators of the documents requiring approval cannot change this setting. Procedure 1. If approval stages have not been defined, under Administration 174 Approval Procedures 174 Approval Stages, enter a name for each stage and, if preferred, a description of the stage. See Approval Stages 8211 Setup Window. 2. In the No. of Approvals Required field, enter the number of users that are required for approval of each stage. It is often useful to have more than one approver if one of the approvers is absent, another approver can still approve a document. 3. Enter the name of each of the users with approval privileges. By default, their department is taken from the user account. You can override this when you define approval procedures. 4. To save the data, choose Add. 5. Choose Administration 174 Approval Procedures 174 Approval Templates and enter the name of the approval procedure, such as budget, exceed credit limit, and so on (see Approval Templates Window). Since you may have several procedures for the same topic, it is also useful to provide a description. 6. If this template is required as part of the approval procedure, select the Active checkbox. A template can be inactive for certain situations where a conflict might arise with other procedures, or when it is no longer required. 7. On the Originator tab, enter the user who requires approval for his or her documents. Multiple users can be assigned to an approval procedure 8. On the Documents tab, select the documents that will be processed through this approval procedure. 9. On the Stages tab, select one or more approval stages (or steps) that have been defined in the Approval Stages 8211 Setup window. 10. On the Terms tab, if you select Always, this approval procedure is applied to all combinations of the selected originators and documents. To define specific conditions when this approval procedure should be followed, select When the Following Applies. If you choose When the Following Applies, two tables are displayed. The upper table contains predefined conditions that can be selected. The Choose column allows users to apply one or more tests using the predefined variables. The Term column contains the list of predefined variables. The Ratio column contains a list of predefined mathematical operators to compare to the selected variable. Enter the threshold amount in the Value column. If the term is compared to this amount using the selected ratio and the comparison holds true, then the approval procedure is triggered. The lower table permits selection of one or more saved queries for execution. If the result of the saved query is 8220True8221, then the approval procedure is triggered. An approval procedure can be contingent upon both multiple predefined variable comparisons and multiple saved queries A total for the number of selected conditions displays at the bottom of the window. 11. To save the data, choose Add. 12. To update an Approval Stage, switch the Define Stages window to the Find mode and use standard search functions to locate the required stage. 13. Modify the information as required and choose Update, then OK to save the data. Defining Alert Services Use Alerts can be defined to automatically send a message to selected users in the system whenever certain events occur. Messages triggered by alerts can be sent internally, or externally by e-mail, SMS message, or fax. The settings for the Alert Services are optional and can be changed at any time. Procedure 1. Choose Administration 174 System Initialization 174 General Settings, Services Tab 2. Define whether the Inbox should be displayed once a message arrives or not, by selecting the checkbox with that name. 3. Define the refresh time for the Inbox. The default is 5 minutes. 4. Define whether you want to Display Recurring Postings on Execution by selecting the checkbox with that name. 5. Define whether to Send Alert for Contacts Scheduled for Today by selecting the checkbox with that name. 6. Choose Update and then OK to save the settings. Defining Address Formats Procedure 1. Choose Administration 174 Setup 174 Business Partners 174 Address Formats. The Address Formats - Setup window appears. 2. Enter a name for the address format. 3. Drag the required address options found on the right of the table using the mouse. 4. Add a new row to the table when you have finished editing a current one, by choosing Data 174 Add Row. The number of defined rows can be viewed in the first column in the table. 5. Choose an optoin in the table to customize it to your needs. This will display additional fields allowing you to design the text type 6. Add required text using the Free Text option (last option in the list beside the table). 7. Observe the final layout of the format displayed at the bottom left 8. Choose Add to save the new format. If you make changes in an existing format, choose Update to save your changes. You can move information from one cell to another by dragging a cell with the mouse. You can also delete rows from the table. Choose a row number and select Delete Row from the Data menu. Countries 8211 Setup Window Defintion This window contains a list of countries. Each country is linked to an address format relevant for marketing documents. To access this window, choose Administration 174 Setup 174 Business Partners 174 Countries Field DescriptionActivity Code, Name Enter the country8217s code and name. Code for Report Enter the country code for the reports. Address Format Each country is assigned to an address format. This format determines the structure of the address in marketing documents. You may select a different format, according to the country8217s regulations, or define a new one. EU Countries which are members of the European Union are specified as EU. This definition is relevant for tax regulations when you define addresses for business partners and when you create documents. Defining Territories Use You can use territories to manage a geographic location, brand, or item category and its hierarchy. You can move territories using Drag and Drop to change their hierarchy within the window. Adding and Updating a Territory You can add territories either as independent, which sets the Territory as a parent, or as a child. The first time you open this window is opened, you can add a new territory. 1. To add a territory, from the SAP Business One Main Menu, choose Administration 174 Setup 174 General 174 Territories. 2. Highlight the territory that is the parent or child for the new territory and choose either Add Same-Level or Add Sub-Level. 3. To change the location of the territory, highlight and drag it to the required location in the text area. Alternatively, you can choose the placement from the list in the Location Order field. 4. To change the parent territory, choose the required parent from the list. 5. To save the data, choose Update and OK. InactivatingActivating a Territory 1. To inactivate a territory, choose Set Inactive. 2. To save the data, choose Update and OK. Deleting a Territory 2. 1. Before you delete a territory, ensure that it is not linked to another function, for example, a Sales Opportunity. 2. To delete the territory, right-click a territory and choose Remove. Projects 8211 Setup Window Definition The following table describes the fields in the Projects 8211 Setup window. In the SAP Business One main menu, choose: Administration 174 Setup 174 Financials 174 Projects to open this window.. Projects 8211 Setup Window Field DescriptionActivity Project Enter the project code. The code can be a combination of up to eight characters. Project Name Enter the full name of the project. General Settings: Display Tab Definition This tab is used to define certain settings for the way in which different variables, such as dates, numerical values and currencies, are displayed. In countries such as Denmark, Norway and Finland, where the payment invoice is created from the invoice document number, use only numeric prefixes and suffixes for AR invoices. To access this tab from the SAP Business One Main Menu, choose Administration 174 System Initialization 174 General Settings 174 Display tab. Display Tab Fields Field DescriptionActivity Language Select the language that SAP Business One should use for display. Color Select the background color for the active windows. Select Combined to define a background color individually for different windows in various colors. To select a background color for a window, open the required window and choose from the menu bar Window 174 Color. Select the required color. Default Length UoM, Default Weight UoM Define the standard units for various length and weight units for items in Item and Warehouse Management. When a new item is defined in SAP Business One, these length and weight units are proposed automatically. Time Format Determine whether SAP Business One displays time in 12-hour or 24-hour format. If you choose the 24-hour format, then 1 p. m. will be displayed as 13:00. If you choose the 12-hour format, it will be displayed as 1:00. Date Format Define how the date is displayed throughout SAP Business One. The settings in these fields do not affect how dates are entered in SAP Business One. The date can, however, be displayed differently from the way it is entered. Separator Define the character that will be displayed in the date format between the date fields. That is, between the day and month, and month and year. Ext. Image Processing Define the resolution SAP Business One uses to display images. If you choose Full, the image will be displayed in the resolution saved in the image file. Try to print images using the default option first. If the images are not print as desired, select a different option for this field. Note that the selected value affects only the logged in user. Max Records in Choose from List Rows Define the maximum number of rows that will be displayed in any Choose From List window. Account Segment Separator Define the character for separating between GL account segments. This separator is used for display purposes only. A dash (8211) is recommended. Do not use any letters, numbers or an asterisk as a separator. The GL account code must not contain the same character as the separator. This setting is mandatory where account segmentation is used. This option is available only in certain localizations. Decimal Places (082306) Define the respective number of decimal places that will be displayed for amounts, prices, exchange rates, quantities, percentages, and units. You can change the selected values at any time. The change will be applied on future actions only, and has no retroactive influence. Note that your selection effects the calculations in SAP Business One, and the values that will be saved in the data base. For example, if you chose 2 decimal places for amounts and you work with 6 decimal places for very small prices and quantities, totals might be not accurate. Separator Define which character to use to separate the decimal places from the integer. The U. S. and U. K. use a decimal point, for example, while German-speaking countries generally use a decimal comma. Thousands Sep. Define which character to use as the thousands separator. The U. S. and U. K. use a comma as the thousands separator, for example, while German-speaking countries generally use a period. Display Currency on the Right Select if you want the currency or currency symbol to be displayed on the right side in amount fields. By default, the currency symbol appears on the left of the amount. Exchange Rate Posting Determine the display of exchange rates in SAP Business One. Select Direct to display the exchange rate according to the foreign currency (that is, how many euros one US dollar is worth). Select Indirect to display the exchange rate according to the local currency (that is, how many US dollars one euro is worth). This setting cannot be changed after transactions are recorded in the company. Wednesday, September 26, 2007 The Procure - to - Pay Cycle SAP Business One has the capability to meet the procurement process needs of SMBs - small and medium scale businesses. In a typically organization, theres usually a purchasing department. The responsibility of this department is to handle the procurement of materials. However, this process impacts on other departments - inventory, material requirement planning, production and Financial. Suffice to say that, at any point in time, you are either impacting on stock quantity andor stock value. In this posting, I shall be explaining the procurement process in SAP Business One as it relates to inventory and of course financial. Ideally, the process starts with a purchase requisition is created and then purchase order. A goods receipt that is based on the purchase order is then created. Based on the goods receipt, an invoice is then created upon which the outgoing payment transaction is based. However, in SAP Business One, purchase requistion is not catered for. At this juncture, it is worth mentioning that SAP Business One leverages the draw document wizard to facilitate the creation of a target document (e. g Goods Receipt PO) based on a source document (e. g purchase order). During the copying process, options as to how the inheritance of definitions should be carried out can be customized if need be. It is important to state that the AP Invoice is the only document that is mandatory in order to register a procurement process. Base documents such as the purchase order and the goods receipt PO are optional. The Purchase Order The purchase order is a document used to request a supplier to supply goods or services. This document usually contains strict conditions on which the supply is based. A purchase order can be tied to cost centers or projects. The essence is to allow for better analysis as to what its actually meant for. Goods receipt and invoicing ideally references the purchase order. You can minimize data entry by duplicating an existing purchase order. Also, when purchase order data such as the vendor and items are entered, default values are displayed based on the definition in the relevant master data. For example, the address of the vendor, the payment terms and payment systems, price and item description are copied from the corresponding master data. The purchase order contains the header part, line details and the footer. The header part contain information about the entire purchase order such as document currency, document date and due date. The line item level contains information about the items ordered such as item code and name. The footer also displays general document information such as payment due and total discount value. When a purchase order is created, no entry is made in accounting however, the inventory status is updated based on the quantity ordered. This is reflected in the ordered and in stock fields in the inventory tab of the item master data and the inventory report. The Purchase Order can be accessed under: Purchasing - AP Purchase Order Figure 2 shows the Purchase Order screen. Goods Receipt PO (GPO) The second step in the procurement process in SAP Business One is the creation of goods receipt that is based on a purchase order. Ideally, referencing a previously created purchasing order creates this document. However, it can be created without referencing the purchase order. When you record the receipt of goods, the system updates the open item for the purchase order. At this stage, it is pertinent for the appropriate department to check whether the correct items are delivered and whether the actual quantity has been delivered, over delivery and under delivery is also ascertained at this level. In more complex situation that involves perishable items like pharmaceuticals, the expiration date can also be validated at this stage. It is possible to create several goods receipt by referencing a single purchase order especially when batch delivery is practiced. When a goods receipt is created based on a purchase order, the information entered in the purchase order is inherited. Hence, the elimination of the need for double entry. However, some of these definitions can also be edited or modified when creating the goods receipt. When goods receipt PO is created in the system, the inventory status is updated by the quantity received. Also, if stocks are continuously managed, relevant accounting information is updated in financials. The Goods Receipt PO can be accessed under Purchasing - AP Goods Receipt PO Figure 3 shows the Goods Receipt PO screen. AP Invoice After purchase order and goods receipt creation, comes invoicing. When you reference a purchase order or goods receipt when creating an invoice, the system copies the data defined in the preceding document(s). This information includes vendor details, item code, item description and quantity. These inherited values can be modified, for example, installment payment. However, the system verifies if there are irregularities between the purchase order or goods receipt and the invoice. System messages are displayed accordingly depending on the business rule defined in the system and invoices can be blocked as a consequence. Basically what happens at the background is that when an invoice is based on a purchase order and goods receipt, the system copies the order prices from the purchase order document and the received quantities from the purchase order document. Furthermore, the system determines the quantities that are yet to be invoiced by calculating the difference between the quantity delivered and the quantity that was invoiced earlier. The system also calculates the expected value for the items, which is a product of the quantity to be invoiced and the order price. This value is not static. It can be modified accordingly. When an invoice is created, the corresponding vendor accounts is updated accordingly. The AP Invoice can be accessed under this path: Purchasing - AP AP Invoice Figure 4 shows the AP Invoice screen Outgoing Payment Most times, outgoing payment is based on account payable invoices. When a vendor is chosen, a list of all invoices awaiting payment is displayed. You simply click on the particular invoice to be paid and effect the transaction. When an outgoing payment transaction is created, corresponding journal entry is created. Payment could be made in check, bank transfer, credit card or cash. If you create outgoing payment for a vendor that has a pre-defined consolidating business partner, the journal entry is created against the consolidating business partner. It is possible for outgoing payment to be based on one or more invoices that were fully paid. In such case, the transaction of the paid invoices and the outgoing payment are automatically reconciled. Furthermore, the amount due and the paidcredit fields in the paid invoice are updated accordingly and the status of the invoice changes to closed. The outgoing payment can be accessed under this path: Banking Outgoing Payments Outgoing Payment Figure 5 shows the Outgoing Payment screen It is important to state that workflow - approval procedures and document reversal - Goods Return and Credit Memo are not discussed here. UNIT I: FUNDAMENTALS OF SAP BUSINESS ONE MAIN MENU (afs pbb ips r) ADMINISTRATION FINANCIALS SALES - AR PURCHASING 8211 AP BUSINESS PARTNERS BANKING INVENTORY PRODUCTION SERVICE REPORTS MENU BAR FILE, EDIT, VIEW, WINDOW, HELP, DATA GOTO, MODULE, TOOLS TOOL BAR PRINT PREVIEW, PRINT, SEND-EMAIL, SEND SMS, SEND FAX, EXPORT MS-EXCEL, EXPORT TO MS-WORD, LAUNCH APPLICATION, LOCK SCREEN, FIND, ADD, FIRST DATA RECORD, PREVIOUS RECORD, NEXT RECORD, LAST DATA RECORD To change company: Administration Choose Company To change user: Administration Choose Company Change User To go to form of user maintenance: (asgu) Administration Set-up General Users Two Input Tools 1. Selection List 2. Dropdown List To change field labels: (if with authorization) Ctrl Double-click on the label STATUS BAR NAME, LENGTH, CONTENTS OF THE CURRENT FIELD To display more technical info about the field: View Debug Information To change various display parameters: Administration System Initialization General Setti ngs, Display tab To change background image: Administration System Initialization General Settings, FontBkgd tab Different Display Parameters Language, Color, Default Length Unit, Default Weight Unit, Date Format, Date Separator, Time Format, Display currencies on the right, Decimal Places, Decimal Separator, Thousands Separator To assign function keys F1 to F12 to most used transactions (user-defined shortcuts): Tools User shortcuts Customize To create user menu (user-defined menu): Tools User menu Organize To add forms under the user menu: 1. Open a document (eg. Sales ar Sales Order) 2. Go to Tools User menu Add to user menu 3. Highlight form. Click add. To go to main window: Ctrl 0 or Window Main Menu To go to add mode: Ctrl A or Data Add or Add Button in the toolbar To customize main menu: 1. Go to Main Menu Window. Click Form Settings Icon (Rectangle with wheels Toolbar). 2. Check or Un-check Menu Items. DRAGRELATE Drag field to the entry in the navigation drag and relate tree. To limit authorizations per user for using reports: Administration System Initialization Authorizations General Authorizations Select General DRAGRELATE UNIT II: MASTER DATA 1. Business Partners 2. Items and warehouses (1) BUSINESS PARTNER MASTER DATA Header Data (cbn f gc) - code, business partner type, name, foreign name, group, currency Tabs (gca ppap d) - general, contact persons, addresses, payment terms, payment system, accounting, properties, details To add BP Catalog number: Inventory Item management BP Catalog No. To create customer groups: Administration Set-up Business Partners Customer Groups To create vendor groups: Administration Set-up Business Partners Vendor Groups To create domestic customer: Business Partners Business Partner Master Data. Change to add mode. (2a) ITEM MASTER DATA General area (I dip) - item number, description, item group, prices (gps i ppd) Tabs - general, purchasing, sales, inventory, planning, properties, details To find an item: Type (keyword) Item Master: Grouping Criteria Can group products by 1. ITEM GROUP in the GENERAL AREA 2. MANUFACTURER in the GENERAL tab 3. PROPERTIES tab 1. To create new entries to the dropdown list under item group: Choose DEFINE NEW in the list 2. To define item groups and properties in the administration: Administration Set-up Inventory Item GroupsProperties To define new warehouses: Administration Set-up Inventory Warehouses Warehouse Fields (walda) - warehouse code and warehouse name, address fields, location, drop ship, accounting tab INVENTORY tab of the ITEM MASTER DATA - Costing Method - Warehouses - Stock quantities - Cost price - Variance Account - GL Account Determination - Stock Account - Allocation Cost Account 1. moving average price 2. first in first out (fifo) 3. standa rd price (deals with variances) KE To activate continuous stock management: Administration System Initialization Company Details Check default valuation method box Note: Continuous stock management must be activated before this functionality can be leveraged. To define whether the system calculates one price for all warehouses or not: Administration System Initialization Company Details Basic Initialization Handle Price System per Warehouse checkbox GL ACCOUNT DETERMINATION 1. GL Accounts by Item Level Inventory Item Master Data, Inventory tab 2. GL Accounts by Warehouse Inventory Warehouses, Accounting tab 3. GL Accounts by Item Group Inventory Item Groups, Accounting tab To define default accounts: Administration Definitions Financials GL Account Determination General Structures of Documents 1. Upper Part (header) - business partner, name, contact person,8230 2. Middle Part - contents tab, logistics tab, accounting tab 3. Lower Part (footer) - buyer sales person, remarks. To add header and footer text: Go to Header Footer (or RIGHT MOUSE CLICK), Insert predefined texts To define predefined texts: Administration Definitions General Define Pre-defined Texts FORM SETTINGS - table format (show or hide) - row format (details) - document (default values) DOCUMENT TYPES in document, contents tab 1. Item 2. Service ROW TYPES IN DOCUMENTS in document, contents tab 1. T 8211 text row 2. S 8211 subtotal row 3. A 8211 alternative item row (in a sales quotation) To activate row type column: Form Settings Table Format 10 FAQs: Procurement Process in SAP Business One by Kehinde Eseyin(Systems Support Officer) Q1. Can I create purchase requisition in SAP Business One A1. No. SAP Business One does not support purchase requisition. Q2. What are the implications of creating a Goods Receipt (that is based on a Purchase Order) A2. As a result of the accounting effect of the Goods Receipt PO, both the purchase order and the Goods Receipt PO cannot be amended. The Inventory status is updated. When using the draw document wizard, items that are already copied in full or partial are displayed in light gray in the purchase order. Q3. What are the implications of creating an AP Invoice A3. The AP Invoice cannot be changed. If the AP Invoice is based on a Goods Receipt PO, then only the values gets updated else stock quantity is also updated. When using the draw document wizard, items that are already copied in full or partial are displayed in light gray in the base document. Q4. Can I reverse a transaction that has already affected my stock quantity and value A4. نعم فعلا. AP Credit Memo allows you to reverse transactions that you already created an invoice for and the Goods Return functionality allows you to reverse transactions that have only affected stock quantity. Q5. Does SAP Business One allow for partial and over deliveries A5. نعم فعلا. When you create Goods Receipt PO from a purchase order document, you can choose to increase or decrease the quantity. The later is called Over Deliveries while the former is called Partial Deliveries. Q6. Which functionality in SAP Business One allows you to create a pro forma invoice A6. The AP Reserve Invoice. Q7. What is Split Purchase Order A7. Split Purchase order is a functionality that allows you to split a purchase order into child purchase order especially when dealing with more than one warehouse. Q8. What is Landed Costs A8. The Landed Costs functionality in SAP Business One allows you to calculate the actual cost price of an item based on added costs incurred such as custom duties, insurance, tax, etc. The base document for the landed cost process is the Goods Receipt PO. Q9. What is the use of the allocation cost account as it relates to the journal entries created when goods are procured A9. The Allocation Cost Account is used to enforce control by checking if the goods receipts PO and the AP Invoice are the same. Q10. What is the accounting implication of procuring non-inventory item on the Goods Receipt PO A10. There is no implication. For non-inventory items, SAP Business One does not create postings for the Goods Receipt PO even if you explicitly create one. August Certification Diet by Kehinde Eseyin(Systems Support Officer) 1. How does the system calculate the stock available in the warehouse A. Instock Ordered - Committed B. Instock - Committed C. Committed - Ordered D. Committed In stock - Ordered At any point, it is possible for the system to determine the inventory level of an item in a warehouse or across warehouses. In determining this, the system adds the quantity in stock and ordered stock less committed stock. In Stock Ordered - Committed The in stock is the actual stock quantity, the committed stock is the reserved stock as a result of committments made via sales order and reserved invoices. The ordered stock is the stocks that have orders placed on them via purchase orders or production orders. If the available stock for an item is negative, the value is displayed in red. 2. Which of the following document types can you create header and footer text for A. Business Partner master data B. Sales Order C. Item master Data D. AP Credit Memo SAP Business One allows you to enter remarks and predefined text for marketing documents. You cant enter remarks for master data. To add header and footer text, choose Goto Opening and Closing remark. Alternatively, right mouse click and choose opening and closing remark. Furthermore, you can insert predefined text. It is also possible to print out the header and footer remarks on a document. 3. It is possible to change the language settings of your SAP Business One application. True or False SAP Business One is flexible in that it allows you to change the language settings of your application. This can be done by accessing the following path Administration System Initialization General Settings, Display Tab and then Language field 4. The system prevents automatic posting to sub ledger accounts when the active status of the posting period is set to NO. True or False Answer: True The purpose of the Active field is to allow or to block working with sales documents. If you set the field to NO (and the period is not locked), no sales documents can be created in SAP Business One during this period. This option can be used in order to block users from adding new sales documents after the posting period has ended. However, you will still be able to add purchasing documents, inventory transactions, manual journal entries. When the status is set to YES (and the period is not locked), you will be able to add all types of records: sales documents, purchasing documents, inventory transactions, manual journal entries, Master Data, and reconciliations. 5. How many concurrent same user access is possible on a SAP Business One company database A. 1 B. 2 C. 3 D. 4 Answer: B It is possible to have only two concurrent user accesses on a company database. 6. On which side of an account is budget entered in SAP Business One A. Debit side B. Credit side C. Revenue side D. Extra ordinary accounts Answer A In order to use the budgeting functionaliy of SAP Business One, it must first be activated under Administration System Initialization General Settings, Budget Tab and Check Budget Initialization field. Budget is entered on the debit side of an account. That is, the expense accounts, hence SAP Business One checks for debit budget. 7. You want to create a credit memo that is based on an invoice with installment. What are the options available for you for applying the credit memo amount to the installment. A. Equally B. First Installment C. Last Installment D. It is not possible to apply installment to credit memos Answer: A, B, C Installments are defined in the No of Installment field in the payment terms. Credit memos are used to reverse an invoice. It is possible to have installments defined for invoices. When creating credit memos for such invoices, the system allows you to distribute the credit memo amount equally, or assign the credit memo amount to the 1st installment, the 2nd and in that order. Also, you can assign the credit memo to the last installment, 2nd to the last and in that order. 8. Which of the following SAP Customer notes is termed priority 1 A. SAP FAQNotes B. SAP TopNotes C. SAP HotNews D. SAP HighNews Answer: C SAP notes are solution to known problems. SAP HotNews are called high priority notes because they contain notes on how to resolve or avoid problems that can cause system shutdown or data loss. SAP TopNotes are component and sub component based solutions. SAP FAQNotes contains most frequently asked questions and answers. Collections of SAP notes are published as SAP HotNews and SAP TopNews. Theres nothing like SAP HighNews. 9. The methodology that helps you operate SAP Business One on a long term basis is called A. SAP Early Watch Alert B. Operation Concept C. Support Desk D. Escalation Handling Answer: B SAP Business One has a number of support tools, each with its own function. The implementation and operation concept is a support tool that guides the implementation and management of the system, especially on a long term basis. The SAP Early Watch Alert collects system data, analyzes it and generate recommendation report. The support desk is another support tool that allows you create problem messages and send to SAP from within SAP Business One. Message escalation and project escalation are also support offerings that are handled by team of experts. 10. Alternative item row type can be defined for which document type A. Purchase Order B. Sales Order C. Goods Issue D. Sales Quotation Answer: D It is possible to include the row type field in marketing documents. The possible row type definitions are Blank, Text (T), Sub total (163) and Alternative item (A). The alternative item row type applies to only sales quotation. When it used, the value is not considered in sum calculation. July Certification Diet by Kehinde Eseyin(Systems Support Officer) 1. You are using special prices in SAP Business One and you observe blue rows in the special prices window. Blue rows shows that A. The item rows are not in stock. B. Special discount groups are the row items. C. No special prices were defined for the item rows. D. The item rows have validityquantity based special prices defined for them. There are business requirements in which you do not want special prices to depend directly on the business partners, but on the items and associated price lists. If a customer buys an item, and neither a special price nor a discount group has been defined for the customer or this item, the special prices for the price list applies. This is setup under Inventory Price Lists Hierarchies and Expansions. When the lines for special price are expanded, the special price is displayed in blue in the Hierarchies and Expansions window. 2. Commission can only be calculated for the following except A. Sales Employee B. Item group C. Item D. Customers Answer: B During system setup, under Administration System Initialization General Settings, BP Tab, you can define how commission is calculated. Commission can be awarded based on the sales employee, item or customer specified in the document. This setting influences where you can specify the sales commission percentage, but does not automatically calculate any commission transactions. This setting is not static it can be changed at any time. Commission calculation cannot be defined for Item group. 3. You want to use the Pick and Pack manager in SAP Business One, what are the statuses available A. Open B. Picked C. Released D. Blocked Answer: A, B, C The Pick and Pack Manager is used to handle the picking process. The process starts with the creation of a pick list, then to the reporting of picked quantities, and ends with the packaging and delivery of the picked items. The possible Pick and Pack statuses are Open, Released and Picked. Open - Displays the open Sales Order or Reserve Invoice rows. Released - Displays the released quantities ready to be picked that exist in the pick list Picked - Displays the picked quantities. Blocked is not valid status. 4. What happen when you define the opening balances function and the system currency differs from the local currency A. An error message appears B. You must manually convert the balances C. The balances are converted automatically D. It is not possible to enter opening balances when different system and local currencies are used in a company. Answer: C When using the opening balances functionality, enter opening balances in the local currency in column OB (LC) only if data is to be entered in the local currency. If the system currency is different from the local currency, the system automatically calculates the opening balances in the system currency and displays the values in column OB (SC). Hence, it is possible to enter opening balances even when the local and system currencies differ and an error message is not displayed as a result. If a foreign currency has been defined for an account, the OB (FC) field will be active. The system automatically calculates the amounts in the local and system currencies, using the valid exchange rate on the value date. It is important to state that opening balance for a multi currency account can only be entered in local currency 5. Which of the following isare true about the Data Transfer Workbench when it encounters an error A. Rollback occurs and all data records that are already imported are removed from the system B. An error message is displayed and nothing happens. C. The import process stops after a number of errors, yet to be imported records are stored in an error file D. The import process stops after a number of errors and all records that have already been imported are retained in the system. The Data Transfer Workbench is a tool for data migration. Another functionality that can be used for importing data into SAP Business One is the native import functionality. SAP Business One has a number of ways of handling errors while importing data into the system. When error is encountered while data upload is in progress, a rollback occurs and all data records already imported are removed from the system. Alternatively, the Data Transfer Workbench stops the import process after a certain number of errors and does not rollback. All records that are yet to be imported are stored in an error file while the records that are already imported remains in the system. 6. Which of the following are true about the uses of user defined fields in SAP Business One. A. It is used for integration into document templates B. It is a tool used to generate SQL statements C. It is used to find objects D. It is used to format data records Answer: A, C User defined fields can be used for document template integration, search objects, store additional information such as pictures and files and reporting. It is not a tool for generating SQL Statements. The Query Wizard and Query generator are tools used for generating SQL statements. However, user-defined fields can be displayed in the print layout designer or in the Query Generator window. Also, it is not used for formatting data records. 7. What are the levels of authorization available in SAP Business One A. None B. Read Only C. Full D. Peer Answer: A, B, C SAP Business One has its own in built authorization levels. Authorizations allow users to view, create, and update documents and you assign them according to data ownership definitions. This is to enforce some sort of data security and controlled access. By default, a new user has no authorizations. The three possible levels available are None, Read Only and Full. None: the user has no access to that functionality. Read Only: the user can only view, but not change data. Full. the user is able to display and modify data for that functionality per module. Peer is solely related to data ownership concept in which the user and the owner share the same manager on their corresponding employee records. 8. The types of Balance Sheet accounts includes the following except A. Asset B. Equity C. Liability D. Cost of Sales Answer: D A typical Chart of accounts is made of two major types of accounts, namely the balance sheet accounts and profit and loss accounts. For the balance sheet accounts, three types of accounts are available. They are Asset, Liability and Capital and Reserve, otherwise called equity. Cost of sales is a typical Profit and Loss accounts and not a balance sheet account. when a balance sheet report is processed, the asset account is displayed on the active side while the liability and equity accounts are displayed on passive side. 9. Where in SAP Business One is the system and local currencies configured. A. Administration System Initialization Company Details B. Administration System Initialization General Setting C. Administration setup Financials Currencies D. Financials Chart of Accounts Answer: A SAP Business allows you to manage your accounts using system currency, local currency and multi currency. These definition can be made under Administration System Initialization Company Details, choose Basic Initialization. The system and the Local currency can be the same or different, however, the reporting currency is the system currency. This definition is not made under Administration System Initialization General Settings. All currencies used in a company are defined under Administration Setup Financials Currencies. The chart of accounts is accessed under Financials Chart of Accounts. The chart of accounts is an index of all general ledger accounts hence, system and local currencies are not defined there. 10. Is it possible to have a negative balance in a credit field True or False. Answer: True It is possible to display credit balances in negative. This is setup under Administration System Initialization Company Details Basic Initialization tab. By default, the debit balances are displayed with a negative sign. The system displays a credit balance with a negative sign because the credit balance depicts liabilities in an asset account. This setting is sensitive because it impacts on Opening balances for GL account and business partners. Furthermore, the settings cannot be changed after transactions have been posted. June Certification Diet Kehinde Eseyin(Systems Support Officer) 1.When you activate purchase account posting system, the GL account determination contains additional accounts namely: A. Purchase Account B. PA receipt account C. PA return account D. PA offset account Answer: A, C, D Three accounts are added to the GL account determination when purchase account posting system is activated in the system. They are Purchase account PA return account and PA offset account. Purchase Account: This is recorded in the journal entry along with the same amount that is recorded for the stock account when an AP invoice or a goods receipt PO is created. PA return account: This is recorded in the journal entry along with the same amount that is recorded for the stock account, when a goods return or an AP credit memo is created. PA offset account: This account is used to offset the purchase or purchase-return account, thus maintaining journal entries created by balanced purchasing documents Purchase accounting posting system is activated under Administration System Initialization Company Details. Then select the Use Purchase Accounts Posting System indicator in the Basic Initializations tab 2.What are the two possible payment means in a payment wizard run A. Cash B. Checks C. Bank Transfer D. Credit Card Answer: B, C The payment wizard automatically creates payment documents based on open invoices (payables and receivables) in the system. The payment wizard run supports two types of payment means namely Checks and Bank Transfer 3.Can a down payment request be changed TrueFalse Answer: True A down payment request is like a draft posting that shows that a payment is expected from a customer. A down payment request can be changed as long as its status is open. The down payment closes the down payment request. 4.You are implementing SAP Business One for a client, what is the minimum number of databases that should be created during the project implementation phase. A. 1 B. 2 C. 3 D. 4 Answer: C At least, three databases should be created during the implementation of SAP Business One. They are Demo, Production and Test databases. 5.What are the two types of SDK in SAP Business One A. Implementation B. Development C. Configuration D. Testing Answer: A, B SDK is an acronym for software development kit. It is a tool used to further enhance the generic SAP Business One system. SDK is provided in two versions in SAP Business One. They are Implementation SDK and Development SDK. The former is used to add individual client requirement like form redesigning which does not necessarily require coding while the latter is used to develop add-ons to interface with SAP Business One. 6. Company XYZ uses continuous stock system, what are the costing methods that XYZ can use to manage its stocks. A. FIFO B. LIFO C. Moving Average D. Standard Price Answer: A, C, D Three valuation methods are available in SAP Business One. They are FIFO, Moving Average and Standard Price. These options are only available if stocks are continuously managed in the system. The system calculates the moving average price by dividing the total value of the stock through the amount in stock. In FIFO, the system stores every goods receipt in a separate layer. When goods issue is posted, the system uses the price of the item from the oldest layer, from the second layer and in that order. For standard price, a static price is specified. 7. Where do you set up GL account determination in SAP Business One A. Administration Setup Inventory Define warehouses B. Administration System Initialization Company Details C. Administration Setup Inventory Define Item group and choose the Accounting Tab D. Administration Setup Financials GL Account Determination Answer: A, C, D GL Account determination can be setup under A, C, D above. It is not set up in Company Details (B). Essentially, GL Account determination can be set up at the item level, warehouse level and item group level. 8. You are using the print layout functionality in SAP Business One, which field is used to define field labels or headings for the repetitive area. A. Variable field B. Calculation field C. Data field D. Text field Answer. D Text field is used to define labels or headings for the repetitive area. The calculation field is used to perform both defined and predefined calculation. The Data field prints the content of the master data and warehouse data. The variable field is used to print data that is not stored in any table but is calculated by certain procedures. 9. The default roles in SAP Business One Human Resources are A. Purchasing B. Sales Employee C. Technician D. Manager Answer: A, B, C The default role in SAP Business One Human Resources are purchasing, Sales Employee and Technician. Other roles can however be added as the need arises. 10. The three types of production orders in SAP Business One are A. Standard B. Special C. Sales D. Template E. Disassembly Answer: A, B, E Three types of production orders are available in SAP Business One. They are Standard, Special and Disassembly production orders. The standard production orders are copied from the bill of materials. The special production orders are not necessarily based on the bill of materials. The disassembly production order is used to report the disassembly of a standard production order. Sales and Template are not production order types but bill of materials types. May Certification Diet Kehinde Eseyin(Systems Support Officer) 1. Which of the following about installments in SAP Business One is correct A. Installments can only be defined when posting the Invoice B. Installments can only be defined in the payment terms window and cannot be changed in the invoice. C. Installments can be defined in the payments terms window and can also be altered when creating the invoice D. Installments can only be defined in GL Account Determination. Answer: C Installments are defined as independent objects in the No. of installments field within the payment terms window. Furthermore, after installments are defined, they can be modified in the invoice. Installments are not defined in GL Account Determination. When setting up installments, the installment rates, month and days are defined and added to the whole invoice to determine the due date for the individual installments. 2. Your company uses the Withholding Tax functionality in SAP Business One, at which point can withholding tax be calculated A. When posting the invoice B. When posting the invoice and when posting the payment C. When posting the payment Answers: B. The category field of the Define Withholding Tax window in SAP Business One has two options, namely Payment and Invoice. If Payment is chosen, the withholding tax is posted when payment is made and if Invoice is chosen, the withholding tax is posted upon invoice. 3. Which of the following isare the component(s) of the SAP Business One Software Development Kit (SDK) A. Data Interface Server (DI Server) B. Data Interface Application Programming Interface (DI API) C. User Interface Application Programming Interface (UI API) Answers: A, B, C The SAP Business One SDK is used to develop additional functionality applications in SAP Business One. The applications developed are called Add-ons. The DI Server supports the integration with non-SAP systems. The DI API facilitates access between add-ons and the SAP Business One database. The third component which is the UI API facilitates access between screen elements in the SAP Business One client. 4. The Due Date for a business partner is calculated based on the metrics defined in the payment system for the business partner. True or False Answer: False. The payment system tab of the business partner master data contains payment information such as house bank details and payment methods. The payment terms contains payment data which are inherited by default in corresponding marketing documents. Such data includes due date and total discount allowed. 5. Where in SAP Business One are control accounts defined andor managed A. Administration System Initialization General Settings. B. Administration Setup Financial GL Account Determination C. Administration System Initialization Company Details D. Financials Chart of Accounts Answers: B, D Control Accounts link the business partner accounts to the general ledger. A control account must be entered for every business partner in the system. Examples of control accounts are account payables and receivables, down payment payable and receivables, open debts. Default control account can be entered under Administration SetupDefinitions Financials GL Account Determination. You can define a GL account as a control account under Financial Chart of Accounts then check the control account box. Control accounts are not managed or defined under A and C. 6. A company is solely involved in the sales of 2 years warranty items. Which of the following is correct for a Customer Equipment Card to be created automatically for all sold items A. Create a service contract template with the type Serial and assign it to all sales items (warranty managed) in the item master data. B. Create a service contract template with the type Customer and assign it to all Customers in the business partner master data. C. Create a service contract template with the type Item group and assign it to all sales items (warranty managed) in the item master data. D. Create a service contract template with the type Customer and assign it to all sales items (warranty managed) in the item master data. Answer: A Service contract can be created for serial number managed items, special customers and item groups. The implication of creating service contract for serial number managed items in the item master data is that, when a delivery note or AR Invoice is created for that item, the system automatically creates customer equipment card and service contract of the warranty service type. Assigning service contracts of the customer and item group types to the item or business partner master data will not achieve this aim. 7. You are trying to reference a customer equipment card and you keep getting an error message. The status of the customer equipment card is likely to have been set to A. Active B. Loaned C. In Lab D. Closed Answer: C When the status of a customer equipment card is set to returned, terminated or in lab, an error message is displayed when you try to access it. However, a customer equipment card can be accessed if the status is set to active or loaned. Closed is not a valid status for customer equipment card. 8. The SAP Business One Duty Manager is a telephone support service that is used instead of the SAP Business One Hotline support service when critical business processes are affected due to system abnormalities. True or False Answer: True The Duty Manager Support service is used when critical business processes are affected as a result of system abnormalities. The answering machine for this number is checked regularly, even outside working hours. The hotline on the other hand is used basically to contact SAP support when the SAP portal cannot be accessed. 9. A User Defined Table in SAP Business One is identified by which prefix A. B. U C. D. Answer: C User defined tables are identified by the prefix, followed by a unique code and then a name description by default. SAP Business One stores the user defined field under the description U (title). is closely associated with query syntax in SAP Business One e. g. Tablename. Fieldname 10. Which of the following databases are supported by SAP Business One A. Oracle B. Microsoft SQL Server C. IBM DB2 D. Sybase Answer: B, C, D SAP Business One can be deployed on Microsoft SQL Server, IBM DB2 and Sybase. Oracle is not a supported database system. Introduction The previous article looked at what moving averages are and how to calculate them. This article now looks at how to implement these in Web Intelligence. The formula used here are compatible with the XIr3 version of SAP BOE however some formula may work in previous versions if available. We8217ll begin by looking at how to calculate a simple moving average before looking at weighted and exponential forms. Worked Examples The examples below all use same data set which is of stock price data in an Excel file which you can download. The first column in the file is the day of the stock price and then columns of opening price, highest price in the day, lowest price, closing price, volume and adjusted closing price. We8217ll use closing price in our analysis below along with the Date object. Simple Moving Average There is a couple of ways by which we can calculate simple moving averages. One option is to use the Previous function to obtain the value of a previous row. For example the following formula calculates a moving average on our closing stock price for a moving average data set of size 3, This is quite a simple formula however it is obvious it is not practical when we have a large number of periods here we can make use of RunningSum formula and for a data set of size N we have Finally we have a 3rd technique, Which although more complicated it may have better performance as it is calculating the new value based on previous value rather than two running sums over the full data set. However this formula only works after the Nth point in the overall data set and since it refers to a previous value we must also set a starting value. Below is the full formula used for our stock price analysis where our moving average period is 15 days, The date 1252010 is the 15th data point in our data set and so for this point we calculate a normal average using the RunningSum. For all dates beyond this value we use our SMA formula and we leave blank all dates prior to this date. Figure 1 below is a chart in Web Intelligence displaying our stock price data with a simple moving average. Figure 1. Web Intelligence Document displaying a Simple Moving Average Weighted Moving Average A weighted moving average formula with a period of 3 is, As with our first simple moving average formula above this is only practical for a small number of periods. I have not yet been able to find a simple formula that can be used for larger moving average periods. Mathematically it is possible but limitations with Web Intelligence means that these formulas don8217t convert. If anyone is able to do this I would love to hear The figure below is an WMA of period 6 implemented in Web Intelligence. Figure 2. Web Intelligence document of a Weighted Moving Average Exponential Moving Average An exponential moving average is quite straight forward to implement in Web Intelligence and so is a suitable alternative to a Weighted Moving Average. The basic formula is Here we8217ve hard coded 0.3 as our value for alpha. We only apply this formula for periods greater than our second period so we can use an if statement to filter these out. For our first and second period we can use the previous value and so our final formula for EMA is, Below is an example of an EMA applied to our stock data. Figure 3. Web Intelligence document display an Exponential Moving Average Input Controls As our EMA formula doesn8217t rely on the size of the moving average period and our only variable is alpha we can use Input Controls to allow the user to adjust the value of alpha. To do this, Create a new variable called 8216alpha8217 and define it8217s formula as, Update our EMA formula to, Create a new input control selecting our alpha variable as the input control report object Use a simple slider and set the following properties, Once done you should be able to move the slider and immediately see the changes to the trend line in the chart Conclusion We looked at how to implement three types of moving average in Web Intelligence and although all were possible the Exponential Moving Average is probably the easiest and most flexible. I hope you found this article interesting and as always any feedback is very welcome. Post navigation Leave a Reply Cancel reply You must be logged in to post a comment. The trick to Weighted Moving Average (WMA) is you have to create a variable which represents the numerators of WMA (see Wikipedia for reference.) This should look like the following: Previous(Self) (n Close) 8211 ( Previous(RunningSum(Close)) 8211 Previous(RunningSum(Close)n1) where n is the number of periods. Then the actual WMA8217s formula would be like this: Numerator (n (n 1) 2) where Numerator is the variable you created earlier.
المتوسطات المتحركة المتوسط المتحرك هو واحد من مؤشرات التحليل الفني الأكثر مرونة وكذلك الأكثر شيوعا. وهي تحظى بشعبية كبيرة بين التجار، ومعظمهم بسبب بساطته. أنها تعمل بشكل أفضل في بيئة تتجه. مقدمة في الإحصاء، المتوسط المتحرك هو ببساطة وسيلة لمجموعة معينة من البيانات. في حالة التحليل الفني، يتم تمثيل هذه البيانات في معظم الحالات عن طريق إغلاق أسعار الأسهم في أيام معينة. ومع ذلك، فإن بعض التجار يستخدمون أيضا متوسطات منفصلة للحد الأدنى اليومي والحد الأقصى أو حتى متوسط القيم المتوسطة (التي يحسبون من خلال تلخيص الحد الأدنى اليومي والحد الأقصى وتقسيم من قبل اثنين). ومع ذلك، يمكنك بناء متوسط متحرك أيضا على إطار زمني أقصر، على سبيل المثال باستخدام البيانات اليومية أو الدقيقة. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تحقيق متوسط متحرك لمدة 10 أيام، يمكنك فقط إضافة جميع أسعار الإغلاق خلال الأيام العشرة الأخيرة ثم تقسيمها بمقدار 10 (في هذه الحالة يكون المتوسط المتحرك بسيطا). في اليوم التالي نحن نفعل الشيء نفسه، إلا أننا مرة أخرى تأخذ الأسعار خلال الأيام ال 10 الماضية، وهو ما يعني أن السعر الذي ...
Comments
Post a Comment